Notre monde et nos communications sont de plus en plus numériques, le courrier électronique étant l'un des moyens les plus courants. moyen de messagerie . Cela dit, certains d’entre nous ne maîtrisent pas exactement le médium : il est encore trop facile de marcher sur les pieds sans se rendre compte que nous avons offensé la moindre chose. C'est pourquoi, si un échange d'e-mails a mal tourné, il est peut-être temps de faire le point sur vos habitudes d'envoi d'e-mails. Nous avons consulté des experts en étiquette pour savoir quels types d'e-mails « polis » sont les plus susceptibles d'offenser. Poursuivez votre lecture pour savoir si vous commettez ces huit erreurs courantes.
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1 Commentaires critiques
Si une partie de votre travail consiste à fournir des commentaires aux autres, il peut sembler plus simple et plus gentil de faire part de vos réflexions dans un e-mail. Cependant, Jodi RR Smith , fondateur de Conseil en étiquette Mannersmith , dit qu'il s'agit en fait d'un oubli majeur.
'Il y a trois composantes majeures dans notre communication interpersonnelle. Ce sont le langage du corps , le ton de la voix et les mots que nous utilisons. Plus le message est subjectif, plus nous voulons être sûrs d'utiliser les trois', explique-t-elle. Meilleure vie.
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C'est pourquoi tout commentaire critique doit être proposé sous forme de conversation en personne, même si cela donne un aspect plus personnel. 'Cela permet au donneur de s'assurer que le message est bien reçu et au destinataire de poser des questions de clarification', note-t-elle.
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2 'Je fais juste un suivi' trop tôt
Il peut sembler poli de donner suite à un e-mail qui n'a pas encore reçu de réponse, mais Jules Hirst , fondateur de Conseil en étiquette , dit que si vous le faites trop tôt, vous risquez certainement d'être offensé.
'Le suivi est important, mais lorsqu'il est effectué trop tôt, le destinataire se sent bousculé ou ressent un manque de confiance, ce qui est tous deux offensant', explique-t-elle.
3 Messages de fin de soirée
Si vous envoyez un e-mail professionnel, il est préférable de le faire pendant les heures de bureau. Cela signale au destinataire que vous ne vous attendez pas à ce qu'il vous réponde lorsqu'il n'est pas en service.
Cependant, Hirst estime que cette règle devrait également s’appliquer de manière plus générale. À moins que la personne n'attende votre réponse ou que l'e-mail soit urgent, vous devriez éviter complètement d'envoyer des e-mails tard dans la nuit, dit-elle.
'Vous devriez avoir une heure limite pour envoyer vos e-mails afin de ne pas déranger les gens tard dans la nuit', suggère-t-elle. 'Certaines personnes ont leurs notifications activées et seront ' sonnées ' à chaque fois que vous envoyez un e-mail. Planifiez l'envoi de vos e-mails le lendemain matin pour n'offenser personne. '
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4 CC'ing le patron
Copier stratégiquement un patron ou un collègue dans un e-mail pour faire pencher la balance en votre faveur est l'une des infractions les plus flagrantes concernant les e-mails professionnels. Cependant, vous ne réaliserez peut-être pas que vous donnez l’impression d’un calcul si vous aviez simplement l’intention d’inclure toutes les parties concernées. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'Si quelqu'un ne répond pas à vos e-mails, il est offensant d'envoyer une autre demande et de mettre en copie le patron de cette personne pour tenter de lui faire faire ce que vous voulez. Personne n'aime les bavardages. Si vous ne parvenez pas à régler quelque chose par e-mail, prenez le téléphone et essayez de résoudre le problème de cette façon', conseille Hirst.
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5 « Je ne sais pas si vous avez vu mon dernier e-mail… »
Vous pensez peut-être que commencer un e-mail comme celui-ci permet au destinataire de se libérer de sa non-réponse, mais cela met en fait son erreur au premier plan.
'Faire cette déclaration implique que le destinataire néglige son travail en ne répondant pas à votre courrier électronique', explique Hirst. 'Ne présumez pas qu'ils restent assis à ne rien faire. Peut-être qu'il y a des problèmes plus importants à résoudre.'
6 Tout ce qui a une confirmation de lecture
Les accusés de lecture permettent à l'expéditeur de savoir si un e-mail a été ouvert, mais Hirst déconseille d'utiliser cet outil de suivi : « Rien n'est plus offensant que d'ouvrir un e-mail pour se faire dire que l'expéditeur a demandé un accusé de lecture. Personne n'aime être surveillé ou se sentir comme si on ne leur faisait pas confiance.'
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Lauren Gray Lauren Gray est une écrivaine, éditrice et consultante basée à New York. Lire plus
