En ce qui concerne les e-mails, vous pensez peut-être que vous savez tout ce qu'il y a à savoir. Après tout, la plupart d'entre nous envoyons et recevons en moyenne 121 e-mails par jour , selon une société d'études de marché technologique Le Groupe Radicati . Mais même si vous passez probablement une partie importante de chaque jour à travailler dans votre boîte de réception, vous pourriez probablement apprendre une chose ou deux. En fait, il existe une tonne de règles d'étiquette de courrier électronique qui vous échappent régulièrement, ainsi qu'à de nombreuses autres personnes dans votre liste de contacts. Vous voulez être sûr d'être poli électroniquement? Voici les 17 règles d'or de l'envoi d'e-mails que vous ne connaissiez probablement pas, mais que vous devez savoir.
1 Répondez dès que vous recevez un e-mail, même si vous avez besoin de plus de temps.
Shutterstock
Personne n'apprécie de recevoir une réponse à un e-mail des semaines après l'avoir envoyé. En fait, une enquête réalisée en 2018 par un cabinet de conseil Solutions de performance Toister a révélé que 41% des personnes s'attendaient à une réponse par e-mail de leurs collègues en moins d'une heure. (Commencez dès maintenant à rédiger des notes d'excuses auprès de votre service comptable!)
Bien sûr, certaines réponses par e-mail vous demandent de mâcher vos pensées et de rédiger un message mesuré. Dans ces cas, la solution est simple: répondez en quelques minutes pour informer l'expéditeur que vous avez reçu son message, mais il lui faut un peu plus de temps pour régler le problème. De cette façon, ils savent que vous avez pris en compte leur courrier électronique et que vous ne les ignorez pas simplement.
2 Utilisez «Répondre à tous» avec prudence.
Shutterstock
Il existe une différence cruciale entre les options «Répondre» et «Répondre à tous». Et pourtant, de nombreux utilisateurs de messagerie ne s'en rendent malheureusement pas compte. Si vous êtes l'un d'entre eux, sachez que lorsque vous choisissez ce dernier, chaque destinataire qui a été mis en copie sur le message d'origine reçoit votre réponse et, le plus souvent, vous n'avez pas besoin d'inonder les boîtes de réception de tout le monde.
Ces messages de masse inutiles sont un tel fléau, il y a un terme familier pour les décrire: ' Répondre à tous ». Alors, la prochaine fois que vous répondez à un e-mail en masse, demandez-vous qui a vraiment besoin de lire votre réponse: toute l'entreprise ou simplement l'expéditeur d'origine?
3 Si vous voulez une réponse de quelqu'un, ne le citez pas.
Shutterstock / Jacob Lund
Lorsque vous mettez quelqu'un en copie sur un e-mail, ce qui signifie que vous le «copiez», cela indique généralement que vous souhaitez le garder en boucle dans la conversation, mais que vous ne recherchez pas nécessairement une réponse de sa part. Et, en tant que professionnel de la formation Dannielle Walz avertit, une mauvaise utilisation de l'option CC peut entraîner des problèmes de communication.
`` En copiant vos collègues dans de nombreux e-mails, ils peuvent commencer à ne plus voir vos e-mails comme importants et les placer directement dans un 'dossier de référence' ou 'lire plus tard' ', a-t-elle écrit LinkedIn Publier. «Cela peut conduire à manquer des informations importantes à l'avenir.»
Donc, si vous attendez une réponse de quelqu'un, mettez son adresse e-mail dans le champ «À» et utilisez la fonction «CC» avec parcimonie.
4 Comprendre quand et quand ne pas utiliser BCC.
Shutterstock
Le champ BCC est encore plus compliqué, évitant constamment les utilisateurs de messagerie les plus expérimentés. Mais décomposons-le: BCC signifie `` copie carbone aveugle '', donc, bien qu'il soit similaire à CC-ing, BCC-ing n'affiche pas l'e-mail de cette personne aux autres destinataires, ce qui signifie que personne d'autre sur la chaîne ne verra que vous les a inclus.
Alors, quand puis-je utiliser BCC? Hillel plein de Inc. magazine dit que c'est strictement pour les e-mails de masse ou lorsque quelqu'un vous présente par e-mail à quelqu'un d'autre.
«Dans tous les autres cas, lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un et en BCC à quelqu'un d'autre, vous êtes malhonnête - que vous le vouliez ou non», note Fuld. `` Vous envoyez un e-mail à la personne X et sans qu'elle le sache, vous la laissez écouter votre conversation. La personne X n'a aucune idée que quelqu'un d'autre lit cet e-mail, alors qu'en réalité, vous l'avez également envoyé secrètement à quelqu'un d'autre.
5 Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie.
Shutterstock
Il est facile d'ajouter un point d'exclamation dans vos e-mails ici et là, mais essayez de ne pas faire de habitude de celui-ci. Bien qu'ils soient historiquement utilisés pour indiquer l'excitation, dans un e-mail, les points d'exclamation peuvent facilement être confondus avec de la phonétique ou de l'agressivité passive.
que signifie rêver de se faire tirer dessus
'L'utilisation du point d'exclamation inutile dans [un] e-mail peut facilement détruire la signification sous-jacente de votre texte,' Anna Verasai explique sur Digest RH . «Utilisez-le uniquement lorsque vous avez besoin de mettre l'accent sur quelque chose d'important. Pensez à la façon dont votre lecteur pourrait interpréter le message lorsqu'il le lira.
Soyez prudent avec votre utilisation de l'humour.
Shutterstock
Tout le monde aime un bonne blague de temps en temps, mais comme le ton peut être mal interprété lorsqu'il ne correspond pas en personne, il est préférable de laisser les blagues en dehors de vos e-mails. «Réservez l'humour pour un coup de fil ou en personne», professeur d'écriture commerciale, David Silverman , a écrit dans le revue de Harvard business . `` De cette façon, quand il y a un silence stupéfait à l'autre bout de la ligne ou de l'autre côté de la table de conférence, je pourrais dire: 'Je pense que vous ne réalisez peut-être pas à quel point je me considère drôle et, étant donné cela, je crois que je vais m'arrêter maintenant. ''
Mais sérieusement: une étude pivot de 2005 publiée dans le Journal de la personnalité et de la psychologie sociale a révélé que, alors que les expéditeurs prévoyaient que leurs destinataires pouvaient déchiffrer avec précision leur tonalité 80% du temps, les destinataires n'étaient en fait capables de lire avec précision la tonalité que 56% du temps.
7 Sautez l'argot.
Shutterstock
Avec l'essor de la messagerie instantanée, des formes raccourcies de langue Anglaise sont devenus plus largement utilisés - comme «u» pour «vous» ou «veux» au lieu de «veux». Mais, tout comme l'humour ne colle pas souvent aux e-mails, argot est une interdiction similaire. Selon un OnePoll enquête, 37 pour cent des gens pensaient que l'utilisation de l'argot sur le lieu de travail était inacceptable, et 55 pour cent ont déclaré ignorer le «lol» quand il s'agit d'envoyer un e-mail à votre patron.
8 Faites attention à la ligne d'objet.
Shutterstock
Les lignes d'objet sont simples, mais nécessaires. Et comme la majorité des e-mails sont lus appareils mobiles —55%, selon l'entreprise de délivrabilité des e-mails Chemin de retour - il est important de les clouer. Les lignes d'objet courtes, concises et directes sont les meilleures. Le but de votre e-mail doit être clairement indiqué et vous devez le limiter à cinq mots ou moins, car les appareils mobiles coupent tous les mots par la suite.
9 Incluez une signature.
Shutterstock
Avez-vous déjà reçu un e-mail de quelqu'un et vous êtes-vous demandé: `` Qui est-ce de ? ' Bien que l'adresse de l'expéditeur puisse vous donner quelques indices sur qui il est, cela ne suffit parfois pas. Une signature à la fin de votre e-mail peut immédiatement informer le destinataire de qui vous êtes, de ce que vous faites et de la manière dont il peut vous contacter.
Les gens de l'agence de marketing intégrée Créatif disent qu'avoir une boîte de signature d'e-mail, c'est «comme remettre une carte de visite à une personne chaque fois que vous envoyez un e-mail». Si vous n'en avez pas encore, ajoutez une signature qui comprend votre nom complet, votre poste, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre site Web et le logo de votre entreprise.
10 N'oubliez pas de KISS (soyez bref et simple).
Shutterstock
La méthode KISS est quelque chose que la plupart d'entre nous avons appris à l'école primaire, mais cela ne signifie pas qu'elle est moins nécessaire plus tard dans la vie. Boomerang , une application de productivité de messagerie, a recherché les méthodes clés pour obtenir plus de réponses par courrier électronique. Leur plus gros plat à emporter? Il vaut mieux écrire comme si vous aviez huit ans.
Leur recherche a révélé que les courriels rédigés à un niveau de lecture de troisième année étaient 36% plus susceptibles de recevoir une réponse que ceux rédigés à un niveau de lecture collégial.
11 Attirez l'attention sur les pièces jointes.
Shutterstock
Les pièces jointes sont parfois une partie nécessaire du processus de courrier électronique, mais vous devez savoir très bien comment les utiliser avant de les joindre avec abandon. Dans les longues chaînes de messagerie, elles peuvent parfois passer inaperçues ou négligées, et les pièces jointes inattendues ont également tendance à ne pas être ouvertes car les destinataires se méfient des virus électroniques.
La meilleure solution est d'appeler vos pièces jointes dans le corps de votre e-mail. Grammaire indique que la meilleure façon d'avertir le destinataire des pièces jointes est d'inclure un message à la fin de votre e-mail qui dit quelque chose comme 'J'ai joint [élément]' ou 'Veuillez vous reporter à [élément] joint pour plus de détails ».
12 Standardisez votre police.
Shutterstock
Bien que jouer avec les styles de police et les couleurs puisse être amusant, il n'y a pas de place pour le rose vif Comic Sans dans le monde professionnel. Il s'avère que l'utilisation des polices est extrêmement importante en matière de communication numérique, selon Colin Wheildon , auteur de Type et mise en page: communiquez-vous ou créez-vous simplement de jolies formes? `` Il est possible d'épater les trois quarts de nos lecteurs simplement en choisissant le mauvais type '', a-t-il déclaré. Écrivains et artistes américains .
Alors, à quelles polices devez-vous vous en tenir en ce qui concerne les e-mails? MageMail recommande Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.
13 Relisez tout.
Shutterstock
Lors de la rédaction d'un e-mail, il y a de fortes chances que vous fassiez une erreur après tout, vous n'êtes qu'un humain. Cependant, les erreurs ne sont pas souvent ignorées en ce qui concerne les e-mails professionnels. Dans un Sondage grammatical sur près de 2000 répondants, 67% ont déclaré que c'était ne pas ok pour faire des fautes de frappe dans les e-mails, alors que seulement 6% pensaient que c'était une erreur acceptable.
14 Entrez l'adresse e-mail en dernier.
Shutterstock
pourcentage d'hommes mariés qui trichent
Le moyen le plus simple de vous assurer de ne pas envoyer d'e-mail avant qu'il ne soit prêt ou avant qu'il n'ait été effacé de toute faute de frappe? Attendez que tout soit en parfait état avant de saisir l'adresse e-mail du destinataire. Comme vous le savez, faire erreurs de courrier électronique est l'un des moyens les plus simples de faire une mauvaise impression.
'Le problème n’est pas seulement le professionnalisme', Karen Kessler , a déclaré le président d'Evergreen Partners Forbes . «Ce qui est en jeu, c'est la réputation de l'employé et de l'entreprise ou de l'organisation. Nous avons vu de mauvaises décisions par e-mail entraîner des conséquences négatives pour l'employé - licenciement - et pour l'organisation également - des litiges. '
15 Et vérifiez trois fois le nom de votre destinataire.
Shutterstock
Une grosse erreur que vous devriez éviter est de mal orthographier le nom de votre destinataire, alors assurez-vous de vérifier à trois reprises avant d'appuyer sur envoyer. Beaucoup de gens voir l'acte de faute d'orthographe un nom aussi paresseux et inconsidéré, notamment lorsque l'orthographe correcte est dans l'adresse e-mail. Que devez-vous faire si vous faites accidentellement cette erreur? Kathryn Shanley , propriétaire de My Red Pen Editing, dit des excuses immédiates sont la clé pour maintenir votre crédibilité.
16 Pour les affaires professionnelles, utilisez une adresse e-mail professionnelle.
Shutterstock
Bien qu'une adresse e-mail personnelle puisse être utilisée lors de correspondances avec des amis ou de la famille, gardez-la en dehors du domaine professionnel. Ceci est particulièrement important dans un consommateur-vendeur situation. Un 2016 Allez papa Une enquête menée auprès de 1000 Américains a révélé que 75% pensent qu'avoir un e-mail professionnel est un facteur important pour faire confiance à une entreprise en ligne, et 33% douteraient de la légitimité d'un vendeur s'il utilisait une adresse e-mail personnelle.
«On n'oublie jamais une première impression, que ce soit dans la vraie vie ou en ligne», déclare le directeur des produits de GoDaddy, Steven Aldrich , a dit dans un déclaration . «Souvent, votre première interaction directe avec un client a lieu par e-mail et il est donc extrêmement important d'avoir une apparence professionnelle dans ce contexte.
N'oubliez pas que tout peut être partagé.
Shutterstock
Que ce soit par transfert, BCC ou simplement en faisant clignoter votre téléphone au visage de quelqu'un, il est important de se rappeler que tout ce que vous écrivez dans un e-mail peut être vu par quelqu'un d'autre que le destinataire prévu. Par conséquent, toutes vos communications électroniques doivent être professionnelles et sans risque. Après tout, les e-mails peuvent même être recevable en justice , il est donc préférable de ne jamais envoyer quoi que ce soit qui pourrait être utilisé contre vous plus tard. Et pour découvrir d'autres façons d'améliorer votre vie professionnelle, consultez le 25 astuces de génie pour travailler plus intelligemment et pas plus dur .
Pour découvrir d'autres secrets incroyables pour vivre votre meilleure vie, Cliquez ici pour nous suivre sur Instagram!
