Six points trois. C'est le nombre d'heures, selon une étude récente commandée par le géant de la technologie Adobe, que les Américains passent, en moyenne, à répondre aux e-mails chaque jour. En d'autres termes: vous dépensez un troisième de votre vie éveillée collée à votre boîte de réception, répondant à des fils de messages qui, franchement, pourraient être hachés sur une discussion IRL de cinq minutes. Quelque chose doit céder.
Heureusement, obtenir ce quelque chose à donner est, dans de nombreux cas, aussi simple que d'appuyer sur un bouton. En mettant en œuvre une série de tactiques éprouvées, vous pouvez réduire à néant vos heures passées sur le courrier électronique. Pensez simplement: combien de temps gagneriez-vous si vous ne deviez plus jamais télécharger manuellement une pièce jointe? Ou que se passerait-il si vous pouviez récupérer un e-mail envoyé à la hâte de l'éther, vous faisant gagner du temps (et de la panique!) Passé à rédiger un e-mail `` Je suis tellement désolé, je ne voulais pas envoyer cet ''?
Oui, tout ce jujitsu sur Internet est possible. Nous avons rassemblé ci-dessous les 17 meilleurs hacks d'e-mails qui permettent de gagner du temps, d'améliorer la vie et d'améliorer l'efficacité. Alors lisez la suite, car cette boîte de réception fatale vous attend. Et pour plus de façons de tirer le meilleur parti de vos 6,3 heures, ne manquez pas 15 e-mails commerciaux ouverts à froid qui vous distinguent .
1 Désabonnez-vous massivement.
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C'est un bon pari que votre boîte de réception est aussi encombrée qu'un dortoir senior pendant les finales. C'est également un bon pari que la plupart de cet encombrement est dû aux e-mails quotidiens ou hebdomadaires de détaillants, d'organisations et d'autres newsletters auxquelles vous vous êtes peut-être inscrit au fil des ans. En utilisant Unroll.me , vous pouvez retrouver toutes les listes sur lesquelles vous vous trouvez et vous désabonner de celles dont vous ne souhaitez plus recevoir d'informations. En réalité, une Meilleure vie L'éditeur a pu utiliser Unroll.me pour identifier 135 abonnements. Combien en viendrez-vous? Et combien pourriez-vous vous passer?
2 Activez les raccourcis clavier.
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Nous connaissons tous les raccourcis clavier de base. (Commander- À : tout sélectionner. Commander- C : copie. Commander- P : pâte. Etc.) Mais les utilisateurs de Gmail ont la possibilité d'activer un ensemble avancé de raccourcis. Tout d'abord, allez à réglages . Clique sur le général languette. À mi-chemin, vous verrez un Raccourcis clavier option, désactivée par défaut. Allumez-le et vous aurez accès à ces frappes faciles:
- C : démarrer un nouveau message
- Décalage- C : démarrer un nouveau message dans une nouvelle fenêtre
- ré : démarrer un nouveau message dans un nouvel onglet
- F : transférer un message
- #: supprimer un message
- Décalage- je : marquer un message comme lu
- Décalage- U : marquer un message comme non lu
- Commander- S : enregistrer un message
3 Et puis automatisez-les.
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Si vous rencontrez des difficultés pour mémoriser ce recueil de raccourcis clavier, Porte-clés, un plug-in Google Chrome, vous rappellera au fur et à mesure que vous tapez. (De manière non invasive, bien sûr.) Et pour plus de façons de devenir une machine de productivité, apprenez le 15 façons de doubler votre productivité en deux fois moins de temps.
Utilisez des hashtags.
Oui, vraiment, l'outil d'organisation de signature des médias sociaux fonctionne également pour le courrier électronique. Ajoutez un hashtag ou deux à la fin de votre signature - la partie de l'e-mail qui est généralement coupée, afin que les destinataires ne voient ni ne jugent votre balise «#workhardplayhard» - pour une recherche facile. Tapez simplement le hashtag dans le champ de recherche en haut de votre boîte de réception et vous verrez tous les e-mails codés avec.
5 Activez l'option 'unsend'.
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Nous avons tous été là: vous rédigez un e-mail, envoyez-le dans l'éther et réalisez immédiatement, Oh non, ce message n'était pas prêt à être envoyé. Il s'avère que vous pouvez ramener vos messages du bord du gouffre en installant un délai utile. Sur Gmail, par exemple, allez sous réglages , alors général . Vous trouverez le bouton Annuler comme cinquième option. Allume ça. Vous pouvez choisir dans un menu déroulant d'intervalles de 10 secondes, ils dicteront le temps dont vous disposez avant que votre message ne soit envoyé pour de bon.
6 Réglez cette fonction sur 10 secondes.
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Un conseil: si vous utilisez le courrier électronique comme service de messagerie instantanée de facto, nous vous recommandons de définir le bouton Annuler à 10 secondes. De cette façon, vos réponses ne seront pas envoyées dans un délai d'une demi-minute. Non, 30 secondes ne semblent pas beaucoup, mais disons-le de cette façon: si votre service de messagerie instantanée de choix (Slack, GChat, Facebook Messenger - peu importe!) Retenait chaque message sortant pendant aussi longtemps, vos contacts deviendraient rapidement irrités.
7 Ou remplissez simplement le champ «à» en dernier.
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C'est une bonne habitude à adopter, mes amis. (Voir les deux diapositives précédentes.)
8 Utilisez ce signe.
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'Pour un e-mail qui commence par une salutation de' salut 'ou' bonjour ', une clôture telle que' meilleur 'serait cohérente', dit Patricia Napier-Fitzpatrick , fondateur et président de L'École d'Étiquette de New York . «Le meilleur, bien que surutilisé, est l'une des fermetures les plus sûres en général, car il est inoffensif et universellement approprié. C'est vrai: malgré sa surutilisation effrénée, `` Best '' est La meilleure façon de signer vos e-mails.
9 Et cette signature électronique.
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Lorsque vous êtes sur la route, au moins, vous voudrez renoncer aux phrases ennuyeuses et mignonnes (`` Veuillez pardonner les fautes de frappe. '' Envoyé depuis mon processeur de 1,21 gigawatt. '' Envoyé depuis mon iPhone - veuillez tenir compte de l'environnement avant d'imprimer . ') au lieu de quelque chose de simple, élégant, droit au but: «Envoyé de la route». Selon Ben Dattner , coach exécutif, il coche toutes ces cases tout en évoquant une ambiance Kerouac-esque. Pas étonnant que ce soit La signature de smartphone One Email que tout le monde devrait avoir.
10 Et ce message d'absence du bureau.
Selon Jane Scudder , professeur à l'école de commerce de l'Université Loyala de Chicago, lorsque vous remplissez un message d'absence du bureau, voici le format à suivre:
Merci pour ton mail. Je suis OOO du mardi 12 juin au vendredi 15 juin sans accès au courrier électronique. Si cela est urgent, veuillez contacter [LA PERSONNE CI-DESSOUS SUR LA CHAÎNE DE COMMANDEMENT — ou, si vous en avez une, LE NOM DE VOTRE ASSISTANT À LA CAPTURE DE CAFÉ] à [LEUR ADRESSE EMAIL]. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour .
Pour plus de détails, par exemple pour terminer le message lors de votre dernier jour de sortie ou de votre premier jour de retour, ou pour inclure un numéro de téléphone ou non, il vous suffit de consulter notre franchement trop guide complet en la matière.
11 Modifiez la densité d'affichage.
Les utilisateurs de Gmail peuvent choisir parmi trois densités d'affichage différentes pour leur boîte de réception: confortable, confortable et compacte. La densité d'affichage n'affecte rien de plus que la quantité d'espace blanc entre chaque message dans l'affichage de votre boîte de réception. Ce n'est guère plus qu'une question de préférence, mais pensez-y en termes, eh bien, d'un texte de session. Confortable est comme un espacement à double doublure, où confortable est un espacement à une seule doublure, et compact s'apparente à un espacement à demi-doublé.
12 N'oubliez pas d'archiver.
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Vous pouvez éliminer les e-mails de votre boîte de réception sans avoir à les purger totalement de leur existence via le dossier corbeille. En «archivant» des messages individuels, ils seront immédiatement masqués de votre boîte de réception et de tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours les retrouver, si nécessaire, via la fonction de recherche. Sur Gmail, vous pouvez instantanément archiver les messages après les avoir ouverts en cliquant sur le petit «x» qui apparaît à côté de la ligne d'objet.
13 Suivez la règle des deux minutes.
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Soutenue par des experts en productivité de tous horizons, la règle des deux minutes est un moyen infaillible de lutter contre le stress lié aux e-mails. Voici comment cela fonctionne: si vous pouvez répondre à un e-mail et l'oublier en deux minutes ou moins, abordez-le tout de suite. Sinon, mettez-le de côté pour plus tard.
14 Regroupez vos réponses par e-mail.
Pour réduire le temps que vous passez collé à l'écran dans des échanges de va-et-vient angoissants, désignez les moments de votre journée comme des périodes de `` réponse aux e-mails ''. (Peut-être que c'est une heure le matin et 90 minutes l'après-midi. Peut-être que c'est trois heures après le déjeuner. Tout ce qui fonctionne pour vous!) Ensuite, ne répondez aux e-mails que pendant ces délais — et jamais en dehors d'eux.
15 Limitez vos e-mails à 140 caractères.
Oui, tout comme un Tweet (ou au moins un Tweet d'avant la révolution 280). Comme Andrew Sac , le PDG de Gab, le réseau social, conseillé dans un milieu Publier , il est préférable de garder vos e-mails aussi courts que possible. «Je voudrais vous aider à résoudre le problème X. Je fais Y et Z nous ont suggéré de nous connecter. Êtes-vous libre de discuter? ' Il n'y a aucun besoin de salutations fleuries.
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16 Définissez les pièces jointes sur le téléchargement automatique.
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Si ceci, alors cela (IFTTT) , une application d'optimisation des e-mails, peut vous aider à définir un `` langage '' spécifique, pour ainsi dire, qui éliminera un tas de slog de type intermédiaire. Par exemple: si un e-mail entrant contient une pièce jointe, IFTTT la téléchargera automatiquement sur votre Google Drive.
17 Ne répondez pas aux e-mails après les heures.
Ce n'est un secret pour personne que les Américains sont surchargés de travail et, comme l'a révélé cette étude d'Adobe, une grande partie de ce surmenage provient de fréquents courriels. C'est pourquoi, plus tôt cette année, les membres du conseil de la ville de New York ont présenté un projet de loi qui interdirait aux entreprises d'exiger des employés qu'ils vérifient leurs e-mails après les heures normales de travail. (Il s'inspire d'une loi actuellement en vigueur en France, où les entreprises de plus de 50 salariés doivent fixer des directives strictes en matière de travail après les heures normales, sinon elles encourent des sanctions financières.)
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