Avec le pandémie de Coronavirus fermant des bureaux dans le monde entier, d'innombrables entreprises et particuliers réinventent à quoi ressemble la journée de travail. Cependant, ces changements vont bien au-delà de la tenue de bureau pour les sweats - pour de nombreuses personnes, cela signifie également un déluge soudain de vidéoconférences.
Mais avec beaucoup de gens en utilisant Zoom et d'autres plates-formes de visioconférence pour la première fois, se connecter à une réunion et tirer le meilleur parti de ces vidéoconférences peut être deux choses très différentes. Avec l'aide d'experts, nous avons rassemblé les choses à faire et à ne pas faire qui vous aideront à faire en sorte que chaque appel de visioconférence se déroule sans accroc.
Fais: Gardez la zone derrière vous bien rangée.
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Si vous n’invitez pas vos collègues dans votre bureau sans le nettoyer au préalable, ne les invitez pas votre bureau à domicile quand il n’y a rien de bien rangé.
«Vous voulez que vos collègues voient votre bureau à domicile comme net et organisé», déclare Kristen Southall Watts , auteur de La journée de travail en solo . En plus de nettoyer votre espace , Watts recommande d'éviter une ligne de vue directe vers la porte et de réorganiser «votre bureau afin que les membres de la famille qui y jettent un coup d'œil ne fassent pas partie de votre réunion.»
Ne pas: Placez votre ordinateur sous votre visage.
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Maintenir un bon contact visuel est essentiel pour les réunions, que vous les ayez en personne ou en ligne, alors assurez-vous que votre caméra est correctement positionnée.
«Tout le monde a des angles qui lui semblent bons, mais personne ne regarde vers le haut depuis le sol», déclare Flynn Zaiger , PDG d'une agence de marketing digital créatif Optimisme en ligne . Au lieu de cela, Zaiger recommande d'élever votre ordinateur afin qu'il soit légèrement au-dessus du niveau des yeux pour permettre aux autres de vous voir et de vous garder à votre meilleur .
Fais: Désactivez vos notifications.
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Ces notifications qui arrivent sur vos appareils ne vous distraient pas seulement, elles distraient tout le monde dans votre appel vidéo.
«Vous n'avez pas besoin d'être informé de chaque titre d'actualité ou de chaque vidéo nouvellement téléchargée au moment où ils se produisent, surtout pas pendant vos blocs de travail désignés», déclare Watts, qui note que «chaque fois que vous jetez un coup d'œil rapide à vos flux de médias sociaux, vous perdez beaucoup de temps productif. »
Ne pas: Attendez la dernière minute pour résoudre les problèmes techniques.
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Si vous souhaitez que votre réunion se déroule sans heurts, assurez-vous d'avoir testé votre logiciel, y compris vos paramètres vidéo et audio, avant de démarrer l'appel.
«Le démarrage de la réunion, puis la réalisation que le son est saccadé ou que la vidéo est perturbée entraîne des retards», déclare Ruben Yonatan , PDG de GetVoIP , qui prévient que cela pourrait même vous coûter des affaires si cela incite les clients à vous considérer comme inefficace. Pour s'assurer que tout est dans le bon ordre, Yonatan recommande de faire d'abord une course à sec avec un ami qui pourra vous faire part de vos commentaires.
Fais: Créez des temps d'arrêt entre les appels.
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Même si vous avez des réunions consécutives, le fait de ne disposer que de quelques minutes d'interruption entre elles peut faire toute la différence dans votre efficacité dans chacune d'elles.
«Après les appels et les conférences, vous aurez besoin de quelques minutes pour envoyer des e-mails ou des SMS de suivi, organiser les notes que vous avez prises pendant la réunion et passer mentalement à la tâche suivante», déclare Watts, notant que le manque de le temps de préparation entre les appels peut augmenter votre risque de distraction.
Ne pas: Parlez trop vite.
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Ne laissez pas votre discours habituel à la minute, empêcher vos collègues de comprendre le point que vous essayez de faire passer.
«Ne parlez pas trop vite pour que ceux qui vous écoutent (et qui vous regardent) aient du mal à vous comprendre», dit Deborah Sweeney , PDG de MaCorporation . Si vous avez besoin de faire une pause, Sweeney recommande de sourire à la caméra au lieu d'utiliser des mots de remplissage comme «um» ou «euh», qui peuvent vous faire paraître mal préparé.
Fais: Faites attention au langage corporel des autres.
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Faire parler trop de gens à la fois peut se transformer en une cacophonie inintelligible en un instant. Si vous souhaitez éviter le chevauchement des discours, assurez-vous de lire les notes des participants à la réunion. le langage du corps pour savoir quand parler en toute sécurité.
«Les signes habituels à surveiller sont les hochements de tête ou les bouches qui commencent à s'ouvrir», dit Julian Jost , PDG et co-fondateur de Spacebase .
Ne pas: Gardez les onglets inutiles ouverts.
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Si vous voulez garder votre esprit concentré sur la tâche à accomplir et éviter tout embarras potentiel, assurez-vous d'avoir fermé ou minimisé tous les onglets inutiles pendant votre réunion.
'Vous ne voulez pas être pris au dépourvu lorsque quelqu'un vous demande:' Pouvez-vous partager votre écran et nous le montrer? ', Dit Shayne Sherman , PDG de TechLoris , qui note que l'ouverture d'un trop grand nombre d'onglets à la fois peut même affecter la qualité de votre appel.
Fais: Utilisez vos écouteurs.
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Vos collègues veulent vous écouter, pas le bruit de vos enfants qui jouent, les aboiements de votre chien ou l'ambulance qui passe à l'extérieur.
«La plupart des microphones d'ordinateurs portables sont vraiment mauvais et captent chaque petit bruit», déclare Julie Bee , président de Médias sociaux BeeSmart . «Les écouteurs et les écouteurs réduisent au minimum le bruit de fond et captent ce que vous dites.»
Ne pas: Lecture.
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Si vous voulez que les participants à votre réunion restent engagés, essayez de favoriser un dialogue au lieu de prononcer un discours.
«Notre capacité d'attention est encore plus courte de nos jours, donc au lieu de rester assis devant un ordinateur et de parler à ceux qui sont à l'appel, engagez les gens dans des conversations», recommande Bee, qui dit que cette habitude maintient également les gens engagés et attentifs lors de l'appel. .
Fais: Utilisez les boutons de mise en sourdine et de désactivation de la vidéo.
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Vous n’avez pas besoin d’allumer votre microphone ou votre caméra tout au long de chaque réunion si vous n’avez pas été spécifiquement invité à le faire.
«Si vous ne parlez pas, coupez le son. Si vous avez besoin de beaucoup bouger ou de vous lever et de faire une pause dans la réunion… alors cachez votre vidéo et mettez-vous en sourdine », suggère Bee.
Ne pas: Comptez exclusivement sur le WiFi.
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Avoir un plan de sauvegarde au cas où votre WiFi serait coupé signifie que vous ne manquerez aucun détail important.
«Rien ne vaut les performances réseau à toute épreuve d'un câble Ethernet à l'ancienne», déclare Jovan Milenkovic , co-fondateur de CommandTech . Bien que de nombreux ordinateurs portables ne disposent plus de ports Ethernet, Milenovic note que les adaptateurs CAT5 vers USB sont peu coûteux et facilement disponibles pour permettre le branchement.
Fais: Configurez l'enregistrement automatique.
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Au lieu d'essayer frénétiquement de prendre des notes pendant votre réunion, configurez l'enregistrement automatique pour pouvoir profiter d'un journal in extenso de tout ce qui s'est passé par la suite.
'Zoom vous permet d'enregistrer automatiquement les appels, ce qui peut être inestimable pour enregistrer les commentaires d'un client ou d'une équipe sur un projet', déclare Dusti Arab , stratège d'affaires avec La Reinvention Co .
Ne pas: Laissez les autres appareils connectés à Internet en marche.
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Éteindre les autres appareils connectés à Internet à proximité de votre domicile avant de démarrer votre réunion peut vous aider à limiter les retards de connexion et à garantir le bon déroulement de vos appels de visioconférence.
«Même le meilleur forfait Internet ne garantira pas que votre connexion Internet à domicile puisse supporter de longues réunions professionnelles par vidéoconférence», déclare Milenkovic, qui recommande de demander aux colocataires et aux membres de la famille de suspendre le jeu et le téléchargement pendant la durée de votre réunion, dans la mesure du possible.
Fais: Utilisez la fonction de chat.
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Il existe une solution simple si vous souhaitez éviter que tout le monde ne se parle lors des questions-réponses à la fin d'une réunion.
'Utilisez la fonction de chat pour indiquer que vous avez d'abord une question ou une déclaration au lieu de simplement la brouiller', suggère Matthew Ross , co-fondateur et COO de La cour de sommeil .
Ne pas: Portez vos sweats.
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Traitez vos collègues virtuels avec le même respect que vous les traiteriez en personne et assurez-vous de regarder la partie pour votre réunion.
'Essayez d'éviter tout ce qui est trop clair et tout ce qui comporte trop de motifs', suggère Kyle Turk , Vice-président du marketing chez Recherche Keynote . Turk ajoute que même si vous pensez que vos collègues ne vous verront que des épaules, porter des bas adaptés au travail est toujours une bonne idée au cas où vous deviez vous lever ou bouger.
Fais: Ayez un plan de secours.
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Ayez à portée de main toutes les informations de connexion applicables à votre réunion et vous ne manquerez pas un battement si votre connexion est en retard.
'Assurez-vous d'avoir un numéro de téléphone ou un plan de secours au cas où il ne se connecte pas en ligne comme prévu', suggère Paige Arnof-Fenn , fondateur et PDG d'une firme mondiale de marketing stratégique Mavens et bosses .
Ne pas: Utilisez votre clavier.
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Si vous souhaitez prendre des notes pendant votre réunion, ayez un cahier à portée de main au lieu de taper sur votre clavier.
«Que vous preniez des notes ou que vous répondiez à des e-mails ou à des discussions d’équipe, le son de votre frappe vous distrait», déclare Mark Strassman , SVP et directeur général de l'UCC à LogMeIn . Si l'écriture de notes à la main ne semble pas être une alternative adéquate, Strassman suggère d'utiliser le service de transcription intégré disponible sur la plupart des plates-formes de visioconférence.
Fais: Activez les touches de raccourci.
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Au lieu de chercher à trouver votre bouton d'accès au microphone, activez les touches de raccourci avant votre réunion afin que vous puissiez facilement intervenir chaque fois que nécessaire.
«L'activation du push-to-talk garantit que vous n'êtes pas la cause du bruit blanc, des échos et du bruit de fond dans un environnement d'appel de groupe», déclare Keenan Beavis , fondateur de Médias de la maison longue , qui note que cette fonctionnalité est disponible sur des plates-formes telles que Zoom, Skype et Discord.
Ne pas: Oubliez de vous déconnecter.
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Avant de reprendre vos sweats, vous allez vouloir franchir une dernière étape cruciale: mettre fin à l'appel.
'[Ne] baissez pas la garde avant de vous déconnecter - le micro / haut-parleur est peut-être toujours en direct!' met en garde Arnof-Fenn.
