La rédaction d'un e-mail peut être une chose délicate à naviguer . Après tout, chaque mot que vous écrivez peut être interprété par le destinataire d'une manière que vous ne vouliez pas nécessairement dire. Clichés, mauvaises fins et des départs faibles peuvent tous distraire la personne vous envoyez un e-mail à partir du véritable objectif de votre message. Et l'une des phrases les plus courantes que les gens jettent dans leurs e-mails est souvent mal interprétée par le destinataire: «J'espère que cet e-mail vous trouve bien».
Selon Diana Lascu , une spécialiste du marketing par e-mail avec Flipsnack, de nombreuses personnes l'utilisent comme salutation pour commencer leurs e-mails sans même vraiment y penser. En effet, on pense souvent que c'est un «bon départ pour un e-mail».
«C’est censé générer une sorte d’empathie. Il est profondément ancré dans l'étiquette des e-mails et semble plus que jamais être la bonne phrase pour commencer vos e-mails. Sauf que ce n'est pas le cas », dit-elle. «Il a été utilisé trop souvent pour avoir perdu son sens, et de nos jours, il ressemble plus à une blague.
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Le principal problème est que de nombreuses personnes envoient cette phrase à des personnes qu'elles ne connaissent même pas. James Jason , le directeur du marketing à Mitrade, dit que cette phrase est souvent utilisée pour `` briser la glace et créer une forme de connexion 'avec le destinataire de votre e-mail, qui est souvent un professionnel étranger.
«Les gens supposent qu'en agissant comme s'ils se soucient du destinataire, ils augmentent leurs chances d'être lu et reconnu», dit Jason. «Je pense qu'il devrait être réservé aux personnes qui se connaissent ou qui ont déjà eu une certaine forme de connexion. Sinon, faire semblant de se soucier d'un inconnu pourrait se retourner contre lui. ''
La plupart du temps, si vous envoyez un e-mail à un inconnu, vous n'avez aucune idée de ce qui se passe dans sa vie. Et la phrase «J'espère que cet e-mail vous trouve bien» n'ira probablement pas bien avec quelqu'un qui traverse une période difficile, comme un décès dans la famille, un échec professionnel ou un divorce. Parfois, cela peut être pardonné parce que le destinataire sait que l'expéditeur n'est pas au courant de sa situation personnelle, mais pendant la pandémie, Lascu dit que c'est particulièrement gênant parce que tout le monde est conscient que «la plupart des gens ne vont pas bien».
'Le problème avec en utilisant cette phrase lors d'une pandémie mondiale est-ce que ça se passe comme un sourd de ton? Kimberly Smith , responsable marketing qui supervise la stratégie de marketing par e-mail chez Clarify Capital. «Le COVID a perturbé des industries et des économies entières et mis au défi le bien-être émotionnel, mental et physique de sociétés entières.
Selon Smith, l'empathie et la conscience sociale sont deux choses extrêmement importantes à pratiquer dans les moments difficiles. Et alors que les e-mails sont souvent perçus comme plus professionnel que personnel , vous devriez toujours avoir une introduction par e-mail qui reflète un «certain niveau de conscience de ce que ressent le destinataire».
«Commencer par« J'espère que cet e-mail vous trouve bien »se lit comme si vous ignoriez l'éléphant dans la pièce, créant une déconnexion entre l'expéditeur et le destinataire», dit-elle.
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Jason dit qu'il vous conseille de rester à l'écart des expressions clichées lors de l'envoi d'e-mails, surtout si vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas. Un simple «Bonjour» suivi de leur nom est une salutation naturelle qui «n'empiète sur les sentiments ou la vie privée de personne», dit-il. De plus, cela montre que vous avez une certaine étiquette en saluant la personne à qui vous envoyez un e-mail avant de continuer avec votre message.
Cependant, si vous avez interagi avec cette personne dans le passé, utilisez-la, dit Jason. «Par exemple, dites:« Nous nous sommes rencontrés sur LinkedIn… »et faites valoir votre point de vue. Considérez que les gens sont trop occupés pour perdre ne serait-ce qu'une seconde à essayer de deviner qui vous êtes ou pourquoi un étranger veut savoir comment ils vont », dit-il. Et pour éviter plus d'erreurs de courrier électronique, C'est la pire façon de mettre fin à un e-mail, selon une étude .
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